Gartenverein Grunewald

Datenschutz

Datenschutzhinweise

Verantwortlicher: Gartenverein Grunewald – Wilhelm Naulin – „Im Jagen 84“ e.V., Im Jagen 84, 14193 Berlin. Datenschutzanfragen kannst Du über das Kontaktformular oder postalisch an den Verein richten.

Hosting, E-Mail und technische Protokolle

Die Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Welche technischen Leistungen, Speicherorte und Löschfristen für diese Website gelten, richtet sich nach dem tatsächlich gebuchten Hostingpaket und den dort konfigurierten Sicherungs- und Protokollierungsfunktionen. Die Vereinswebsite versendet außerdem automatisierte Nachrichten über die jeweils konfigurierte E-Mail-Infrastruktur. E-Mails werden zusätzlich bei den jeweiligen Empfängern und deren E-Mail-Anbietern verarbeitet.

Beim Besuch verarbeitet der Hostingdienst technisch notwendige Verbindungsdaten, zum Beispiel IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite sowie Browser- und Geräteinformationen, um die Website auszuliefern, Fehler zu erkennen und sie gegen Angriffe zu schützen. Technische Serverprotokolle und Sicherungskopien werden nach den für das Hostingpaket geltenden Betriebs- und Löschzyklen behandelt. Die Website verwendet keine Analyse- oder Werbetracker, externen Schriften oder eingebetteten Drittanbieter-Karten.

Mitgliederkonten und Vereinsorganisation

Für Mitgliederkonten verarbeiten wir Kontaktdaten, Parzellenzuordnung und Zugangsdaten. Für Anmeldungen zu Gemeinschaftsarbeiten, Sammelgrubenleerungen und weiteren Vereinsterminen verarbeiten wir die erforderlichen Angaben zur Zuordnung, Organisation, Bestätigung und Dokumentation der Teilnahme. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Mitgliedschafts- und Vereinsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), soweit die Verarbeitung dafür erforderlich ist; für die geordnete Vereinsverwaltung und die Sicherheit des Mitgliederbereichs stützen wir uns ergänzend auf berechtigte Interessen des Vereins (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Im Mitgliederbereich wird grundsätzlich die Parzellennummer, nicht die E-Mail-Adresse, angezeigt. Berechtigte Vorstandsmitglieder können die für ihre Aufgaben nötigen Angaben einsehen.

Teilnahme- und Stundenangaben bewahren wir so lange auf, wie sie für die Vereinsorganisation, die Prüfung der Gemeinschaftsarbeit oder die Klärung möglicher Ansprüche benötigt werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Danach werden die Angaben gelöscht oder, soweit eine weitere Aufbewahrung erforderlich ist, eingeschränkt.

Änderungen an Mitgliedsstammdaten können mit Zeitpunkt, bearbeitender Person sowie vorherigem und neuem Wert protokolliert werden. Das dient der nachvollziehbaren Mitgliederverwaltung und stichtagsbezogenen Auskünften. Die Protokolle sind nur für berechtigte Personen zugänglich und werden so lange aufbewahrt, wie sie für Vereinsverwaltung, Abrechnung oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten benötigt werden.

Bei Umfragen und Terminfindungen werden die Umfrageinhalte, ausgewählten Empfänger sowie die abgegebenen Antworten oder Terminwünsche gespeichert, damit die Abstimmung durchgeführt und ausgewertet werden kann. Sichtbarkeit und Zugriff richten sich nach der jeweiligen Freigabe und den Berechtigungen im Mitgliederbereich.

Kontaktanfragen und langfristiges Garteninteresse

Bei einer Nachricht über das Kontaktformular verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht, um Dein Anliegen zu beantworten. Dafür nutzen wir die Angaben nur so lange, wie die Bearbeitung läuft, und löschen die Anfrage anschließend nach einer weiteren Frist von 12 Monaten, sofern keine gesetzlichen Pflichten oder konkreten offenen Ansprüche eine längere Aufbewahrung erfordern. E-Mail-Verläufe werden nicht pauschal dauerhaft gespeichert.

Wenn Du über das Formular „Wilden Müll melden“ eine Meldung sendest, werden Dein Name, Deine E-Mail-Adresse, der Meldungstext und die beigefügten Dateien an die im Formular angezeigte Empfängeradresse übermittelt. Die aktuelle Empfängeradresse wird von der Vereinsverwaltung gepflegt und im Formular angezeigt. Du erhältst eine Kopie; an die hinterlegte Vereins-Kontaktadresse geht eine vertrauliche Kopie an den Vorstand. Wenn Du auf „Standort übernehmen“ klickst und Deinem Browser den Zugriff erlaubst, werden die ermittelten GPS-Koordinaten in den Meldungstext eingefügt. Die gesendete Nachricht und ihre Anlagen werden außerdem im Mitgliederbereich unter „Gesendete Meldungen“ gespeichert und sind für Dich sowie den Vorstand sichtbar. Sie werden sechs Monate nach dem Versand automatisch aus der Website gelöscht. E-Mail-Kopien werden zusätzlich bei den jeweiligen Empfängern nach deren Aufbewahrungsregeln verarbeitet.

Der Verein nimmt keine Gartenbewerbungen entgegen und führt keine Bewerberliste. Bitte wende Dich für Bewerbungen und Fragen zur Aufnahme in die Bewerberliste direkt an den zuständigen Bezirksverband Wilmersdorf. Wenn Du uns dennoch wegen einer Bewerbung schreibst, behandeln wir die Nachricht als Kontaktanfrage und löschen sie nach Abschluss der Bearbeitung und einer weiteren Frist von 12 Monaten, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder konkreten offenen Ansprüche eine längere Aufbewahrung erfordern.

Zum Schutz des Kontaktformulars vor automatisierten Nachrichten verwenden wir ein verstecktes Honeypot-Feld, eine Mindest-Ausfüllzeit und ein zeitlich begrenztes Versandlimit. Dabei wird die IP-Adresse nur als gehashter Rate-Limit-Schlüssel verwendet; dieser Schlüssel verfällt nach zehn Minuten. Ein externer CAPTCHA-Dienst wird nicht eingebunden.

Interne Beiträge und Bilder

Beiträge, Antworten und hochgeladene Bilder in Tauschbörse, Gartenplausch und Forum werden für den internen Austausch in der WordPress-Datenbank gespeichert und nur den jeweils berechtigten Mitgliedern angezeigt. Angezeigt wird die zugeordnete Parzellennummer. Autoren sowie der Vorstand können Inhalte im vorgesehenen Umfang löschen oder moderieren. Bitte veröffentliche keine privaten Daten anderer Personen und keine Bilder ohne erforderliche Berechtigung.

Einträge im Gartenplausch können von Mitgliedern gemeldet werden. Eine Meldung wird dem Verfasser des Eintrags und dem zuständigen Vorstand zur Prüfung angezeigt. Für Vereinswissen können zusätzlich Dateien und eine beschränkte Empfängergruppe hinterlegt werden; Zugriff erhalten nur die jeweils freigegebenen Personen.

Empfänger und automatisierte Vereinsnachrichten

Für das Hosting der Website setzen wir derzeit die STRATO GmbH als technischen Dienstleister ein. Der Versand automatisierter E-Mails erfolgt über die jeweils konfigurierte E-Mail-Infrastruktur. Außerdem erhalten die jeweils vorgesehenen Empfänger die für sie bestimmten Vereinsnachrichten; organisatorische Hinweise können an berechtigte Vorstandsmitglieder gehen. Automatische Nachrichten werden von der Vereinswebsite versandt und enthalten nur die zur jeweiligen Anmeldung oder Anfrage erforderlichen Angaben.

Deine Rechte und Beschwerderecht

Du kannst beim Verein Auskunft über Deine personenbezogenen Daten sowie – wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Datenübertragbarkeit verlangen. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kannst Du diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Außerdem kannst Du Dich bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit beschweren.

Der Verein prüft Anfragen und Löschwünsche im Einzelfall. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die notwendige Dokumentation des Vereinsbetriebs können einer sofortigen Löschung entgegenstehen.

Cookie-Einwilligungen, technische Dienste und E-Mail-Protokolle

Für die Verwaltung von Cookie-Einstellungen kann WPConsent eingesetzt werden. Welche Cookies und Drittanbieter-Dienste im Banner aufgeführt sind und ob Skripte vor einer Einwilligung blockiert werden, hängt von der aktivierten Konfiguration und den tatsächlich eingebundenen Diensten ab. Eine Prüfung mit dem Scanner ersetzt keine vollständige Kontrolle der Website. Wenn ein Website-Scan gestartet wird, wird der Seiteninhalt zur Erkennung von Diensten an den Scan-Dienst von WPConsent übermittelt. Einwilligungsprotokolle werden nur gespeichert, wenn diese Funktion aktiviert ist. Bei aktivierter Produkt-Telemetrie können außerdem technische Angaben zur Website und Plugin-Umgebung an WPConsent übermittelt werden; die Einstellungen und Lizenzoptionen werden regelmäßig geprüft.

Für den Versand nutzt die Website das Plugin WP Mail SMTP Pro zusammen mit dem in WordPress konfigurierten E-Mail-Anbieter. Dieser Anbieter verarbeitet Empfängeradressen sowie Betreff, Nachrichtentext und Anhänge zur Übermittlung. Je nach gewähltem Anbieter können dort eigene Versand- und Zustellprotokolle entstehen; maßgeblich sind dessen Bedingungen und Einstellungen. WP Mail SMTP Pro kann optional E-Mail-Protokolle in der WordPress-Datenbank speichern. Je nach Konfiguration können diese Empfänger, Betreff, Versandstatus, technische Angaben und – nur bei aktivierter Inhaltsprotokollierung – Nachrichtentexte enthalten. Ebenso können Anhänge, Öffnungs- oder Klickdaten nur bei entsprechender Aktivierung gespeichert bzw. erfasst werden. Aufbewahrungsdauer und Löschung richten sich nach den im Plugin eingestellten Protokollierungs- und Löschfristen.

Vor dem Einsatz und nach Änderungen prüft der Verein die konkrete Konfiguration von WPConsent, WP Mail SMTP Pro und dem ausgewählten E-Mail-Anbieter und aktualisiert diese Hinweise, wenn sich Anbieter, Funktionen oder Aufbewahrungsfristen ändern.

Bei Vorstandsrundschreiben erhält der Vorstand eine gemeinsame Nachricht mit der ausgewählten Anrede. Die ausgewählten Gartenfreunde erhalten jeweils eine eigene, personalisierte E-Mail. Die Empfängeradressen werden nicht für andere Empfänger sichtbar gemacht. Für die technische Fehlerbehebung wird eine Versandübersicht mit Empfängerstatus höchstens 24 Stunden vorübergehend gespeichert; sie wird nicht in der geschützten Vorstandsnachricht veröffentlicht.